Große Pläne, gelungene Umsetzung: Bei der Eventplanung gibt es zahlreiche Faktoren zu beachten. Seit der steigenden Bedeutung von Hybrid- oder Remote-Veranstaltungen verlagern sich die Herausforderungen in die digitale Welt.
Im beruflichen Umfeld oder im Freizeitsektor sind Events oder Meetings ein wichtiger Bestandteil. Der Austausch zwischen Kollegen, Externen oder Gleichgesinnten bringt Gruppen näher zusammen und stärkt das Miteinander. Um dieses Gefühl zu erzeugen und gesetzte Ziele schneller zu erreichen, sind gelungene Events absolut unabdingbar. Mit der Verlagerung in digitale Räume rücken auch Online-Veranstaltungen in den Interessenfokus, da sie auf einfache Weise mehr Teilnehmer und Interessenten erreichen können. Drei Dinge sollten Veranstalter bei der Entwicklung und Durchführung solcher Events beachten, damit der Erfolg garantiert ist.
Einfache Zugänglichkeit ermöglichen
Damit sich jeder Teilnehmer schnell und unkompliziert für sein ausgewähltes digitales Event einloggen kann, ist eine optimale Zugänglichkeit erforderlich. Je nach Branche gestaltet sich dieser Punkt unterschiedlich. Informationsveranstaltungen oder Seminare werden häufig über Tools wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams durchgeführt. Mit dem Versenden eines Einladungslinks erhalten alle Teilnehmer solcher Videokonferenzen einen schnellen Zugang, der auch ohne existierenden Account gewährt wird.
Selbst Streaming-Portale wie Netflix, die jährlich auf ihrem Tudum Global Fan Event neue Projekte und große Blockbuster vorstellen, zeigen, welche Vielfalt in digitalen Veranstaltungen stecken kann. Schneller Zugang, starke Leistung in der Datenübertragung und störungsfreie Videos sind Pflicht. Im Gaming-Bereich gestalten sich gemeinsame Spielrunden in Multiplayer-Games ähnlich. Voraussetzung ist, dass sich Spiele kostenlos installieren lassen, um allen Spielern den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten. Über Browser oder App ist die Teilnahme über verschiedene Geräte möglich, wodurch die Ortsungebundenheit hervorgehoben wird. Zudem sind betriebssystemübergreifende Spiele ein erheblicher Vorteil, um weder iOS- noch Android-User auszuschließen.
Sichere Vernetzung bieten
Je mehr Teilnehmer sich für ein Online-Event anmelden, desto wichtiger ist eine zuverlässige Technik. Oft kommt es vor, dass eine rege Teilnahme selbst die besten Netzwerkverbindungen und stabilen Server in die Knie zwingt. Nervige Bildaussetzer oder massive Tonprobleme sind die Folgen. Veranstalter müssen rechtzeitig dafür Sorge tragen, dass leistungsstarke Hardware als Basis vorhanden ist. Im Zweifel muss im Vorfeld eine entsprechende Aufstockung des genutzten Equipments erfolgen.
Mehrere Generalproben sind Pflicht
Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen, Zugänge verschickt und die Themenpunkte für das Event geplant sind, ist ein Testdurchlauf des Events Pflicht für Veranstalter. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Event ähnlichen Formats schon häufiger umgesetzt wurde oder zum ersten Mal stattfindet. Makel können sich in jeder potenziellen Fehlerquelle verstecken.
Hierbei sollten verschiedene Szenarien durchlaufen werden, in denen auch die Kapazitätsgrenzen ausgelotet werden. Halten die Server auch einem großen Ansturm stand? Wie viele Zugriffe sind maximal möglich, bevor technische Probleme auftreten? In der Vergangenheit haben unerwartete Zugriffswellen für unterbrochene Verbindungen gesorgt. Bekannte Beispiele sind etwa Vorverkaufsstarts für Events und Konzerte.
Auch wenn sich Online-Events in der Organisation von Veranstaltungen im physischen Raum unterscheiden und einige Aspekte außer Acht lassen, verlangen sie in anderen Bereichen erhöhte Aufmerksamkeit. Sicherheitsmaßnahmen sind in beiden Fällen gefordert – sei es durch Sicherheitskräfte vor Ort oder digitale Schutzmaßnahmen, die vor Hackern schützen. Auch das Verschenken von Goodies oder Mehrwerten kann im digitalen Raum adaptiert werden. Rabattcodes, Optionen zum Early Access kommender Events oder exklusive Partnerlinks sind nur eine Auswahl an Möglichkeiten, sich für die Teilnahme zu bedanken oder Partnern sowie Sponsoren Anreize zu geben, sich an digitalen Veranstaltungen zu beteiligen.
